Kaufmännische Assistenz / Office Manager (m/w/d) – Teilzeit - #2642918

Kaufmännische Assistenz / Office Manager (m/w/d) – Teilzeit

Wir möchten mit dir als Kaufmännische Assistenz / Office Manager (m/w/d) – Teilzeit richtig durchstarten. Werde Teil des Teams in 40235 Düsseldorf.

Beschreibung

Organisationstalent gesucht – mitten im kreativen Umfeld der Architektur


Sie lieben es, Dinge zu organisieren, behalten auch bei vielen Themen den Überblick und möchten Teil eines engagierten Teams werden? Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.


Wir sind ein etabliertes Architekturbüro im Herzen von Düsseldorf-Flingern und realisieren anspruchsvolle, spannende und außergewöhnliche Projekte. Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung und unseres Teams suchen wir ab sofort eine zuverlässige und strukturierte Persönlichkeit für die kaufmännische Organisation und vorbereitende Buchhaltung in Teilzeit.

Darauf können Sie sich freuen

• Sicherer und langfristiger Arbeitsplatz in einem erfolgreichen Architekturbüro


• Leistungsgerechte Vergütung


• Flexible Arbeitszeiten mit Entwicklungsperspektive und möglicher Stundenaufstockung


• Moderne Arbeitsumgebung in einem grünen Innenhof in Düsseldorf-Flingern


• Persönliche und intensive Einarbeitung


• Kurze Entscheidungswege und offene Kommunikation


• Wertschätzendes, motiviertes Team mit angenehmer Arbeitsatmosphäre


• Regelmäßige Team-Events und gemeinsame Aktivitäten


• Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Ihre Aufgaben


Gemeinsam mit Ihrer Kollegin sind Sie die zentrale organisatorische Schnittstelle unseres Büros und sorgen dafür, dass die internen Abläufe reibungslos funktionieren.



Kaufmännische Organisation & Controlling

• Unterstützung beim Projekt- und Finanzcontrolling


• Mitwirkung bei der Einführung und Weiterentwicklung einer branchenspezifischen Büro-Management-Software


• Betreuung und Unterstützung der Mitarbeitenden bei der Anwendung der Software


• Optimierung von Arbeitsabläufen in Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und Softwareanbieter

Buchhaltung & Verwaltung

• Rechnungsstellung und Überwachung von Zahlungseingängen


• Vorbereitung der laufenden Buchhaltung


• Zusammenarbeit mit unserem Steuerbüro


• Unterstützung im Personalwesen, z. B. Bewerbungsmanagement, Vertragsunterlagen und Urlaubsverwaltung


• Allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben

Empfang & Kommunikation

• Telefonzentrale und Korrespondenz


• Bearbeitung von Post und E-Mails


• Terminorganisation


• Freundliche Kommunikation mit Kunden, Partnern und Mitarbeitenden

Das bringen Sie mit

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung


• Gerne auch Quereinsteiger mit Erfahrung in Büroorganisation, Assistenz, Verwaltung oder kaufmännischen Tätigkeiten


• Idealerweise Erfahrung in Architektur-, Ingenieur- oder Planungsbüros


• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Teams, Word, Excel)


• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise


• Freude an Organisation und Kommunikation


• Zahlenverständnis und kaufmännisches Denken


• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens C1)


• Teamgeist, Zuverlässigkeit und Eigeninitiative

Klingt interessant?


Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung mit Angaben zu Ihrem möglichen Eintrittstermin und Ihrer Gehaltsvorstellung.


Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie mit uns die organisatorische Basis spannender Architekturprojekte.