Mitarbeiter Office Management & Teamassistenz (m/w/d) - #2636282

Du liebst es, hinter den Kulissen die Fäden zu ziehen, vorausschauend zu planen und als kommunikatives Organisationstalent unserem Team den Rücken freizuhalten? In dieser zentralen Funktion bist du das Herzstück unseres Düsseldorfer Standorts. Du unterstützt unsere Führungskräfte proaktiv im administrativen Tagesgeschäft, feilst an effizienten Büroabläufen und sorgst mit deiner offenen, positiven Art dafür, dass sich Mitarbeitende und Gäste in unserer modernen Arbeitsumgebung rundum wohlfühlen.

Wer wir sind
Wir sind Exclusive Associates: Seit mehr als 20 Jahren bringen wir als erfolgreiche Personalberatung die klügsten Köpfe aus den Bereichen IT und Tech mit zukunftsorientierten Unternehmen zusammen. In unserem exklusiven Penthouse-Büro mitten in Düsseldorf leben wir moderne, digitale Prozesse und flache Hierarchien. Bei uns treffen klare Strukturen auf ein motiviertes Team, eine von echter Wertschätzung geprägte Kultur und eine tolle Wohlfühlatmosphäre.

• Verlässliche, vorausschauende Entlastung unseres Managements bei allen organisatorischen Aufgaben im Büroalltag


• Verantwortung für das gesamte Office-Management in unserem Penthouse, einschließlich Terminkoordination, Raumverwaltung sowie die Vorbereitung von Meetings und internen Events


• Sorgfältige Aufbereitung, Aktualisierung und Bereitstellung von betrieblichen Kennzahlen, Präsentationsunterlagen und Reportings


• Eigenverantwortliche Steuerung kleinerer Projekte mit dem Ziel, unsere internen Workflows noch moderner und digitaler aufzustellen


• Erste Anlaufstelle für eine freundliche, professionelle Kommunikation mit externen Dienstleistern, Geschäftspartnern und dem Team


• Kontinuierliche Administration und Pflege unserer internen Datenbanken und Systeme

• Eine erfolgreich absolvierte kaufmännische Ausbildung (beispielsweise im Büromanagement) oder ein Studium mit Schwerpunkt Betriebswirtschaft, Wirtschaft oder Organisation


• Eine ausgeprägt strukturierte, detailgetreue und selbstständige Arbeitsweise


• Absolute Zuverlässigkeit sowie die Fähigkeit, auch in lebhaften Phasen den Überblick und ein Lächeln zu bewahren


• Ein offenes, serviceorientiertes und jederzeit souveränes Auftreten im täglichen Umgang mit Menschen


• Routine im Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere gute Kenntnisse in Excel und PowerPoint


• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie solide Grundkenntnisse der englischen Sprache


• Hohe Motivation, Pünktlichkeit und echte Freude an der engen Zusammenarbeit im Team

Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit täglichem Raum für deine persönliche und fachliche Weiterentwicklung

Ein topmodern ausgestattetes Penthouse-Büro in Düsseldorf mit einer inspirierenden Arbeitsatmosphäre

Kostenfreie Kaffeespezialitäten, Erfrischungsgetränke und gesunde Snacks für den perfekten Energiekick

Regelmäßige Teamevents, Ausflüge und gemeinsame Aktivitäten für ein starkes und familiäres Miteinander

Eine gelebte Unternehmenskultur, die echte Wertschätzung, offenes Feedback und gemeinsame Erfolge feiert

Gezielter Zugang zu Coachings, Schulungen und internen Weiterbildungsprogrammen für deinen Karriereweg

Die Zusammenarbeit in einem hochmotivierten Team, das sich auf Augenhöhe begegnet und gegenseitig unterstützt