Teamassistenz & Büroorganisation (m/w/d) - #2634419

Du behältst selbst in trubeligen Momenten stets den Überblick, liebst vorausschauende Organisation und bist gerne die erste Anlaufstelle für ein motiviertes Team? In dieser Schlüsselposition bildest du das organisatorische Fundament unseres Standorts. Du nimmst unserer Geschäftsführung administrative Aufgaben proaktiv ab, optimierst unsere internen Abläufe und sorgst mit deiner positiven Ausstrahlung dafür, dass unser modernes Office ein echter Wohlfühlort bleibt.

Wer wir sind
Wir sind Exclusive Associates: Seit mehr als zwei Jahrzehnten begleiten wir als etablierte Personalberatung technologieorientierte Unternehmen dabei, die besten Fach- und Führungskräfte im IT- und MINT-Sektor zu finden. Von unserem modernen Penthouse-Office über den Dächern von Düsseldorf aus setzen wir auf zeitgemäße, digitale Workflows. Uns verbindet ein starker Teamgeist, flache Hierarchien und eine von echter Wertschätzung geprägte Arbeitsatmosphäre.

• Strukturierte und vorausschauende Unterstützung unseres Managements im organisatorischen Büroalltag


• Komplette Organisation unseres Penthouse-Büros wie zum Beispiel die Terminplanung, Raumkoordination sowie die Vorbereitung von Meetings und Teamevents


• Zuverlässige Aufbereitung und Pflege von internen Zahlen, Präsentationen und regelmäßigen Berichten


• Eigenständige Betreuung kleinerer Projekte mit dem Ziel, unsere täglichen Büroabläufe noch digitaler zu machen


• Freundliche und professionelle Kommunikation mit externen Dienstleistern, Partnern und dem gesamten Team


• Regelmäßige Pflege und Aktualisierung unserer internen Systeme und Datenbanken

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (zum Beispiel im Büromanagement) oder ein Studium mit Schwerpunkt BWL, Wirtschaft oder Organisation


• Eine sehr strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise


• Hohe Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, auch an stressigen Tagen die Ruhe und den Überblick zu bewahren


• Ein offenes, freundliches und serviceorientiertes Auftreten im täglichen Umgang mit Menschen


• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen, besonders in Excel und PowerPoint


• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Basiskenntnisse in englischer Sprache


• Hohes Engagement, Pünktlichkeit und echte Freude an der Arbeit im Team

Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit täglichem Raum für deine persönliche und fachliche Weiterentwicklung

Ein topmodern ausgestattetes Penthouse-Büro in Düsseldorf mit einer inspirierenden Arbeitsatmosphäre

Kostenfreie Kaffeespezialitäten, Erfrischungsgetränke und gesunde Snacks für den perfekten Energiekick

Regelmäßige Teamevents, Ausflüge und gemeinsame Aktivitäten für ein starkes und familiäres Miteinander

Eine gelebte Unternehmenskultur, die echte Wertschätzung, offenes Feedback und gemeinsame Erfolge feiert

Gezielter Zugang zu Coachings, Schulungen und internen Weiterbildungsprogrammen für deinen Karriereweg

Die Zusammenarbeit in einem hochmotivierten Team, das sich auf Augenhöhe begegnet und gegenseitig unterstützt