Operations & Workspace Specialist (m/w/d) - #2630797

Du liebst es, hinter den Kulissen die Fäden zu ziehen, administrative Exzellenz mit Herz zu füllen und als zentrale Anlaufstelle für ein dynamisches Team zu agieren? In dieser wichtigen Funktion bist du das organisatorische Rückgrat unserer Zentrale. Du hältst unserem Management proaktiv den Rücken frei, optimierst Workflows und sorgst mit deiner offenen Art dafür, dass unser modernes Office ein absoluter Wohlfühlort bleibt.

Wer wir sind
Wir sind Exclusive Associates: Seit mehr als zwei Jahrzehnten eine feste Größe in der Vermittlung von Fach- und Führungskräften innerhalb der zukunftsorientierten IT- und MINT-Branche. Von unserem modernen Penthouse-Office im Herzen von Düsseldorf aus gestalten wir die HR-Welt agil und zeitgemäß. Bei uns treffen klare, moderne Prozesse auf ein hochmotiviertes Team, flache Hierarchien und eine von echter Wertschätzung geprägte Arbeitsatmosphäre.

• Strukturierte und vorausschauende Unterstützung des Managements bei allen organisatorischen und administrativen Herausforderungen des Alltags


• Ganzheitliche Koordination unseres Penthouse-Büros inklusive einer vorausschauenden Termin- und Raumplanung sowie der Organisation von Meetings und Teamevents


• Verlässliche Aufbereitung, Auswertung und Pflege von zentralen Geschäftszahlen, Präsentationsunterlagen und regelmäßigen Reportings


• Eigenständige Betreuung und Umsetzung kleinerer interner Projekte mit dem klaren Fokus auf die fortschreitende Digitalisierung unserer Büroprozesse


• Herzliche, verbindliche und professionelle Kommunikation mit externen Dienstleistern, Partnern und dem gesamten Team auf Augenhöhe


• Kontinuierliche Administration, Qualitätssicherung und zielgerichtete Optimierung unserer CRM-Systeme und internen Datenbanken

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (beispielsweise im Büromanagement oder als Industriekaufleute) oder ein Studium mit Schwerpunkt BWL, Wirtschaft oder Organisation


• Eine ausgeprägt strukturierte, detailorientierte und vollkommen selbstständige Arbeitsweise


• Hohe Flexibilität und die ausgeprägte Fähigkeit, auch in lebhaften Phasen die richtigen Prioritäten zu setzen und stets die Ruhe zu bewahren


• Ein offenes, serviceorientiertes und jederzeit souveränes Auftreten gegenüber verschiedenen internen und externen Ansprechpartnern


• Routinierter und sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere fundierte Kenntnisse in Excel und PowerPoint


• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Basiskenntnisse in englischer Sprache


• Hohes Engagement, absolute Zuverlässigkeit und eine spürbare Leidenschaft für echte Teamarbeit

Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit täglichem Raum für deine persönliche und fachliche Weiterentwicklung

Ein topmodern ausgestattetes Penthouse-Büro in Düsseldorf mit einer inspirierenden Arbeitsatmosphäre

Kostenfreie Kaffeespezialitäten, Erfrischungsgetränke und gesunde Snacks für den perfekten Energiekick

Regelmäßige Teamevents, Ausflüge und gemeinsame Aktivitäten für ein starkes und familiäres Miteinander

Eine gelebte Unternehmenskultur, die echte Wertschätzung, offenes Feedback und gemeinsame Erfolge feiert

Gezielter Zugang zu Coachings, Schulungen und internen Weiterbildungsprogrammen für deinen Karriereweg

Die Zusammenarbeit in einem hochmotivierten Team, das sich auf Augenhöhe begegnet und gegenseitig unterstützt