Office Administration & Coordination (m/w/d) - #2629326

Du möchtest die Fäden in der Hand halten, wenn es um die reibungslosen Abläufe in einem modernen Spitzenbüro geht? Du verstehst dich als Organisationstalent, das administrative Präzision mit einer mitreißenden Dienstleistungsmentalität verbindet? In dieser zentralen Rolle bist du die treibende Kraft hinter unserem täglichen Erfolg, hältst unserem Management proaktiv den Rücken frei und machst unser Office zu einem echten Wohlfühlort.

Wer wir sind
Wir sind Exclusive Associates: Seit mehr als zwei Jahrzehnten eine feste Größe in der Vermittlung von Fach- und Führungskräften innerhalb der zukunftsorientierten IT- und MINT-Branche. Von unserem modernen Penthouse-Office im Herzen von Düsseldorf aus gestalten wir die HR-Welt agil und zeitgemäß. Bei uns treffen klare Prozesse auf ein hochmotiviertes Team, flache Hierarchien und eine von echter Wertschätzung geprägte Arbeitsatmosphäre.

• Ganzheitliche und vorausschauende Entlastung der Geschäftsführung im operativen und strategischen Tagesgeschäft


• Professionelle Koordination unseres Penthouse-Büros inklusive der Terminplanung, Raumkoordination sowie der Organisation von Team- und Kundenevents


• Strukturierte Aufbereitung, Auswertung und Pflege betriebswirtschaftlicher Kennzahlen, Präsentationen und regelmäßiger Reportings


• Eigenverantwortliche Planung und Umsetzung kleinerer interner Projekte mit dem klaren Ziel, unsere Workflows weiter zu digitalisieren


• Herzliche und absolut professionelle Schnittstellenkommunikation mit externen Dienstleistern, Partnern und dem gesamten Team


• Kontinuierliche Pflege, Optimierung und Administration unserer CRM-Systeme und internen Datenbanken

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (beispielsweise im Büromanagement) oder ein Studium mit Schwerpunkt BWL, Wirtschaft oder Organisation


• Eine ausgeprägt strukturierte, detailverliebte und sehr selbstständige Arbeitsweise


• Hohe Belastbarkeit, Flexibilität und die Fähigkeit, auch in lebhaften Phasen die richtigen Prioritäten zu setzen und die Ruhe zu bewahren


• Ein offenes, serviceorientiertes und verbindliches Auftreten im täglichen Umgang mit Menschen


• Fundierte und praxiserprobte Kenntnisse im Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Excel und PowerPoint


• Exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute, fließende Englischkenntnisse


• Hohes Engagement, absolute Zuverlässigkeit und eine echte Leidenschaft für ein starkes Miteinander

Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit täglichem Raum für deine persönliche und fachliche Weiterentwicklung

Ein topmodern ausgestattetes Penthouse-Büro in Düsseldorf mit einer inspirierenden Arbeitsatmosphäre

Kostenfreie Kaffeespezialitäten, Erfrischungsgetränke und gesunde Snacks für den perfekten Energiekick

Regelmäßige Teamevents, Ausflüge und gemeinsame Aktivitäten für ein starkes und familiäres Miteinander

Eine gelebte Unternehmenskultur, die echte Wertschätzung, offenes Feedback und gemeinsame Erfolge feiert

Gezielter Zugang zu Coachings, Schulungen und internen Weiterbildungsprogrammen für deinen Karriereweg

Die Zusammenarbeit in einem hochmotivierten Team, das sich auf Augenhöhe begegnet und gegenseitig unterstützt