Workspace & Operations Administrator (m/w/d) - #2627229

Du liebst es, hinter den Kulissen die Fäden zu ziehen, Abläufe zu strukturieren und als erste Anlaufstelle für ein dynamisches Team zu agieren? In dieser zentralen Funktion hältst du der Geschäftsführung den Rücken frei und sorgst dafür, dass das operative Tagesgeschäft in unserer modernen Zentrale wie am Schnürchen läuft. Hier bringst du Organisationstalent und kaufmännisches Verständnis perfekt zusammen.

Wer wir sind
Wir sind Exclusive Associates: Seit mehr als zwei Jahrzehnten eine feste Größe in der Vermittlung von Fach- und Führungskräften innerhalb der zukunftsorientierten IT- und MINT-Branche. Von unserem modernen Penthouse-Office im Herzen von Düsseldorf aus gestalten wir die HR-Welt agil und zeitgemäß. Bei uns treffen klare Prozesse auf ein hochmotiviertes Team, flache Hierarchien und eine von echter Wertschätzung geprägte Wohlfühlatmosphäre.

• Strategische und vorausschauende Unterstützung der Geschäftsleitung bei allen organisatorischen und administrativen Herausforderungen des Alltags


• Koordination unseres Penthouse-Büros inklusive der Termin- und Raumplanung für interne sowie externe Meetings und Firmenevents


• Strukturierte Aufbereitung, Auswertung und Pflege von Geschäftszahlen, Präsentationsunterlagen und Reportings


• Eigenständige Betreuung und Steuerung kleinerer interner Projekte mit Fokus auf die fortschreitende Digitalisierung unserer Workflows


• Herzliche, professionelle und lösungsorientierte Kommunikation mit externen Dienstleistern, Partnern und dem Team auf Augenhöhe


• Kontinuierliche Administration, Qualitätssicherung und Optimierung unserer CRM-Systeme und internen Datenbanken

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Industriekaufleute) oder ein Studium mit Schwerpunkt BWL, Wirtschaft oder Organisation


• Eine ausgeprägt strukturierte, detailverliebte und eigenverantwortliche Arbeitsweise


• Hohe Flexibilität und die Fähigkeit, auch bei hohem Arbeitsaufkommen die richtigen Prioritäten zu setzen und die Ruhe zu bewahren


• Ein offenes, serviceorientiertes und jederzeit verbindliches Auftreten gegenüber verschiedenen Gesprächspartnern


• Routinierter und sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere fundierte Kenntnisse in Excel und PowerPoint


• Exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute, fließende Englischkenntnisse


• Hohes Engagement, Zuverlässigkeit und eine spürbare Leidenschaft für Teamarbeit

Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit täglichem Raum für deine persönliche und fachliche Weiterentwicklung

Ein topmodern ausgestattetes Penthouse-Büro in Düsseldorf mit einer inspirierenden Arbeitsatmosphäre

Kostenfreie Kaffeespezialitäten, Erfrischungsgetränke und gesunde Snacks für den perfekten Energiekick

Regelmäßige Teamevents, Ausflüge und gemeinsame Aktivitäten für ein starkes und familiäres Miteinander

Eine gelebte Unternehmenskultur, die echte Wertschätzung, offenes Feedback und gemeinsame Erfolge feiert

Gezielter Zugang zu Coachings, Schulungen und internen Weiterbildungsprogrammen für deinen Karriereweg

Die Zusammenarbeit in einem hochmotivierten Team, das sich auf Augenhöhe begegnet und gegenseitig unterstützt