Secrétaire général adjoint d'établissement culturel (F/H) - Institut français d'Allemagne - Antenne en Rhénanie du Nord-Westphalie - Site de Düsseldorf - #2189926

Description synthétique du poste

Sous l’autorité du directeur de l’Institut français d'Allemagne (IFA) et plus directement du directeur délégué de l'IFA, antenne de Rhénanie du Nord-Westphalie (NRW) à Düsseldorf, et en liaison avec le secrétaire général (SG) fédéral, vous occupez les fonctions de secrétaire général adjoint (SGA) d’un établissement à autonomie financière (EAF) en organisant le fonctionnement et la gestion administrative, RH, matérielle, juridique, budgétaire et financière de l'IFA, antenne de Rhénanie du Nord-Westphalie (RNW). Le poste est également ouvert aux agents de catégorie A.

Activités principales

Vos missions principales s'articulent autour des axes suivants : 1. Gestion financière et budgétaire : - élaboration et suivi des budgets (initial et rectificatifs) et des crédits de l’antenne, mise en place d’outils d’optimisation de gestion, analyse des comptes budgétaires et suivi des tableaux de bord ; - recherche de nouvelles recettes : sponsoring, mécénat. 2. Gestion des ressources humaines : - dialogue social, coordination et encadrement d'équipe, recrutement en lien avec le directeur de l’antenne et le SG fédéral de l’IFA, suivi et application de la législation locale du travail, déclaration aux caisses locales et impôts ; - suivi de l’organigramme fonctionnel (ADL, expatriés), gestion des plannings et des congés ; - relations avec les représentants du personnel et les délégués syndicaux, gestion des conflits. 3. Gestion administrative, logistique, matérielle et immobilière : - pilotage de la logistique administrative et juridique de l’antenne (coordination des moyens et des ressources, conventions de prestation et rédaction de contrats avec les artistes, gestion des accueils des artistes en tournée, contacts avec les fournisseurs, rationalisation des acquisitions, veille juridique, mise en œuvre locale de la stratégie "Institut vert" ; - gestion logistique, matérielle et immobilière de l’antenne sur les deux sites : approvisionnements et suivi des différents contrats de service, négociation avec les différents intervenants, encadrement de travaux d'aménagement, suivi des perspectives immobilières de l'antenne ; - mise en œuvre du plan de sécurité, gestion des risques et des flux de personnes, formation des agents. Vous êtes aussi régisseur d’avances et de recettes de l’antenne pour le site de Düsseldorf : - maniement de deniers publics (recettes et dépenses) dans le cadre d’une régie d’avances et de recettes ; - actes de gestion (DP, titres…) pour les opérations de la régie comptable ; - tenue des registres obligatoires, tenue et contrôle des valeurs inactives et suivi des procédures d’encaissement dans les différents services ; - encaissement, dépôt et retrait en banque ; - rapprochement quotidien entre les relevés bancaires et le compte de la régie ; - transmission mensuelle à l’agence comptable de l’IFA des états de régie. Vous assurez également les fonctions de directeur des cours, en lien avec les 4 agents chargés de la gestion des cours et de l’accueil du public : - planification et organisation des cours dispensés pour le compte de l´IFA - antenne de NRW ; - veille à l'atteinte des objectifs fixés en matière de recettes de cours ; - prospection de nouveaux marchés pour développer les cours en entreprises ; - coordination de l’équipe des chargés de cours et planification avec elle du déroulement annuel des cours ; - veille à la qualité de la communication et de l’accueil du public ; - coordination de l’activité de cours en lien avec le bureau fédéral des cours de l’IFA ; - implication de l’antenne dans la démarche qualité.

Diplômes ou expérience professionnelle recommandée pour exercer les fonctions

Expérience confirmée en management, ainsi qu'en suivi budgétaire/gestion des ressources humaines d’un établissement. Expérience réussie dans un contexte culturel différent. Anglais facultatif.